Evenementenlogboek voor gemeente en toezicht
Een evenementenlogboek dat standhoudt richting gemeente en veiligheidsregio.
IMS is het digitale logboek voor organisatoren die moeten rapporteren aan de gemeente en de veiligheidsregio - en voor gemeenten die evenementen in hun gebied willen volgen. Elke melding, opvolging en wijziging staat met tijdstempel en naam vast, herleidbaar voor de evaluatie na afloop.
Waarom een verslag achteraf vaak niet genoeg is
Vergunningsvoorwaarden vragen om meer dan een samenvatting.
Vergunningsvoorwaarden vragen om onderbouwing
Een vergunning stelt vaak eisen aan het bijhouden en evalueren van incidenten. Een samenvatting achteraf is dan niet genoeg - de gemeente of veiligheidsregio wil kunnen herleiden wat er is gebeurd en wanneer.
Reconstrueren achteraf kost dagen
Portofoon-logs, WhatsApp-berichten en handgeschreven aantekeningen achteraf omzetten in één verslag is foutgevoelig en tijdrovend - en juist dan moet het verslag kloppen.
Toezichthouders willen kunnen meekijken
Een vergunningverlener wil er niet pas achteraf bij zijn. Met rolgebonden toegang kan een toezichthouder desgewenst meekijken, zonder zelf centralist te hoeven zijn.
IMS is gebouwd voor organisatoren die verantwoording moeten afleggen aan gemeente en veiligheidsregio, en voor gemeenten die evenementen in hun gebied willen volgen - niet als vervanging van het vergunningstraject, maar als sluitend logboek eronder.
Wat het logboek biedt voor rapportage en toezicht
Herleidbaar tot op de minuut, in plaats van achteraf gereconstrueerd.
Audit-trail op iedere wijziging
Wie een melding heeft aangemaakt, opgevolgd of gewijzigd staat vast, met tijdstempel - herleidbaar voor de evaluatie na afloop.
Rapportage direct te exporteren
Na afloop exporteer je het complete logboek voor de evaluatie richting gemeente of veiligheidsregio, zonder over te typen.
Rolgebonden meekijken voor toezichthouders
Een toezichthouder krijgt desgewenst eigen, beperkte toegang om mee te kijken - los van de rol van centralist, beveiliging of hulpverlener.
AVG-bestendig, EU-hosting
Data staat versleuteld opgeslagen binnen de Europese Unie (Supabase, Frankfurt), conform de AVG.
Tijdstempel en foto per melding
Iedere melding krijgt een exact tijdstip en kan met een foto worden onderbouwd, direct vanaf de locatie.
Project- en organisatiegebonden toegang
Toegang is per evenement en per organisatie afgeschermd - niets is zichtbaar buiten het project waarvoor iemand is uitgenodigd.
Eén logboek, van melding tot dossier
Compleet en herleidbaar, precies wat een evaluatie nodig heeft.
Iedere melding komt binnen met tijd, onderwerp en gebied, en blijft zichtbaar met alle opvolgingen tot hij gesloten wordt - zodat een toezichthouder of evaluator achteraf precies kan volgen wat er is gebeurd.
- Elke opvolging met tijdstempel en naam van de melder
- Filters op status, onderwerp, foto's en gebied
- Exporteerbaar als onderbouwing voor de evaluatie
Management
System
Geen reconstructie achteraf
Omdat elke melding meteen wordt vastgelegd, hoeft niemand na afloop portofoon-logs en WhatsApp-berichten om te zetten in een verslag. Het logboek staat er al, met tijdstempel en naam.
Onderbouwing bij de vergunning
Het geëxporteerde logboek dient als bijlage bij de evaluatie die veel vergunningen na afloop van een evenement vragen - compleet en op naam herleidbaar.
Ook interessant
Organiseer je een festival of een terugkerend evenement op een vaste locatie?
Festival
Meerdaags, camping en wisselende connectiviteit op het terrein.
Bekijk voor festivalsStadion of vaste locatie
Vaste sectoren, terugkerende events en rapportage per wedstrijd of show.
Bekijk voor stadionsDe app zelf
Native iOS- en Android-app, plus een web-app voor de centrale post.
Bekijk de appZelf ervaren
Benieuwd hoe dit evenementenlogboek jouw rapportage onderbouwt?
We laten IMS zien aan de hand van jouw vergunningsvoorwaarden. Liever eerst overleggen? Mail hallo@imsystem.nl.