Veiligheidsplan voor een evenement: wat moet erin?

Bijna elke organisator die een evenementenvergunning aanvraagt bij de gemeente, krijgt op enig moment de vraag om een veiligheidsplan aan te leveren. Een veiligheidsplan is het document waarin je beschrijft welke risico’s je evenement met zich meebrengt en welke maatregelen je neemt om bezoekers, medewerkers, artiesten en de directe omgeving te beschermen. Het is geen formaliteit: gemeenten en hulpdiensten gebruiken het om te beoordelen of een vergunning verantwoord verleend kan worden, en onder welke voorwaarden.

Wanneer moet je een veiligheidsplan opstellen?

Er bestaat geen landelijke wet die voor elk evenement precies voorschrijft wanneer een veiligheidsplan verplicht is - dat bepaalt elke gemeente in haar eigen evenementenbeleid. In de praktijk vraagt vrijwel elke gemeente er een op het moment dat een evenement is ingedeeld in een hogere risicoklasse (het zogeheten B- of C-evenement) of wanneer de impact op de omgeving groot is, bijvoorbeeld door bezoekersaantallen, geluid, verkeer of het gebruik van vuur, water of grote installaties. Veiligheidsregio Twente noemt dit expliciet als onderdeel van het proces rond de vergunningsaanvraag: zodra de risico’s van een evenement daartoe aanleiding geven, hoort er een veiligheidsplan bij de aanvraag te zitten (Veiligheidsregio Twente). Hoe die risicoklasse precies wordt bepaald, lees je in ons artikel over risicoanalyse van een evenement. Twijfel je of jouw evenement een veiligheidsplan nodig heeft? Vraag dit na bij de vergunningverlener van je eigen gemeente - de drempels (aantal bezoekers, type locatie, risicoklasse) verschillen per gemeente.

Welke onderdelen bevat een veiligheidsplan altijd?

Ondanks lokale verschillen in vorm en detailniveau, komen de meeste gemeentelijke formats voor een veiligheidsplan op hetzelfde neer. Veiligheidsregio Twente onderscheidt drie onderdelen die in elk veiligheidsplan terugkomen, ongeacht het risiconiveau:

• Organisatieprofiel - wie organiseert het evenement, wie is verantwoordelijk en bereikbaar, en hoe is de organisatie tijdens het evenement ingericht.
• Evenementprofiel - wat voor evenement het is: programma, tijden, locatie, verwacht bezoekersaantal en doelgroep.
• Uitwerking van risico’s en maatregelen - de risico’s die uit de risicoanalyse naar voren komen, met de concrete maatregelen die daarbij horen.

Deze drie vormen de kern; zonder een goed uitgewerkte risicoparagraaf accepteert vrijwel geen gemeente een veiligheidsplan, simpelweg omdat de rest van het plan daaruit voortvloeit.

Welke onderdelen komen erbij, afhankelijk van het risico?

Naast de drie vaste onderdelen bevat een veiligheidsplan voor een middelgroot of groot evenement meestal een aantal aanvullende hoofdstukken, die alleen relevant zijn als het risicoprofiel daarom vraagt:

• Toezicht en beveiliging - de inzet van beveiligingspersoneel, toegangscontrole en crowd management. Zie ons artikel over het aantal beveiligers per bezoeker.
• Geneeskundige zorg - de medische hulpverlening op het terrein, ingevuld volgens de risicogestuurde aanpak uit de Veldnorm Evenementenzorg.
• Brandveiligheid - vluchtwegen, brandblusmiddelen en afspraken met de brandweer.
• Verkeersveiligheid en bereikbaarheid - aan- en afvoer van bezoekers, hulpdiensten en omleidingen.
• Facilitair, hygiëne en logistiek - sanitair, drinkwater en afvalbeheer.

Voor het handelen tijdens een incident zelf - scenario’s, opschaling en ontruiming - stellen veel organisatoren een apart calamiteitenplan op, dat als bijlage bij het veiligheidsplan wordt gevoegd.

Hoe verhoudt het veiligheidsplan zich tot de vergunning?

Het veiligheidsplan dien je bij voorkeur samen met de evenementenvergunning in, niet pas nadat de vergunning al is verleend. De gemeente beoordeelt de aanvraag en bepaalt op basis van de aard van het evenement in welke risicoklasse het valt; bij een verhoogd risico vraagt zij intern of extern advies aan politie, brandweer en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). Pas als het veiligheidsplan is goedgekeurd, verleent de gemeente de vergunning of stelt zij als voorwaarde dat het plan wordt aangescherpt. Omdat dit proces per gemeente en per veiligheidsregio net iets anders is ingericht, is het verstandig om vroeg in het voorbereidingstraject contact op te nemen met het evenementenloket van je gemeente.

Wie stelt het veiligheidsplan op - en wie beoordeelt het?

De organisator is en blijft eindverantwoordelijk voor het veiligheidsplan, ook als delen ervan worden aangeleverd door ingehuurde partijen zoals een beveiligingsorganisatie of een evenementenzorgpartij. Grotere organisaties laten het plan soms (mede) opstellen door een extern veiligheidsadviesbureau, maar de gemeente toetst uiteindelijk het complete document, vaak samen met de betrokken hulpdiensten. Een helder, compleet plan met een realistische risico-inschatting verkleint de kans op vertraging in de vergunningprocedure aanzienlijk.